Cerdas Hadapi Tantangan Terbesar Kelola Karyawan Lapangan


Cerdas Hadapi Tantangan Terbesar Kelola Karyawan Lapangan

Karyawan lapangan yang juga dapat dikategorikan sebagai karyawan mobile yang mempunyai mobilitas tinggi memiliki peran vital karena tugas kerjanya seringkali harus berhadapan langsung dengan customer atau klien. Beberapa diantaranya adalah sales kanvasing, satpam keliling, kurir pengantar barang, driver dengan trayek tetap dan teratur, pekerja proyek, jasa cleaning service panggilan, debt collector, staf promosi on-site dan sebagainya. Mereka adalah garda terdepan yang memiliki peran besar dalam menentukan keberlangsungan bisnis atau usaha karena karyawan lapangan mempunyai fungsi tugas untuk mewakili merek atau nama perusahaan, mendampingi dan melayani serta merespon kebutuhan customer atau klien secara langsung.

Namun cukup disayangkan bahwa seringkali para karyawan lapangan ini tidak dapat melakukan tugas kerjanya secara optimal lantaran harus berhadapan dengan tantangan terbesar yang datang dari ketidaktersediaan teknologi sehingga berimbas pada munculnya berbagai gangguan alur keja, kendala teknis hingga adanya ketimpangan informasi yang berisiko menghambat pekerjaan.

 

Cara Cerdas Hadapi Tantangan Terbesar Karyawan Lapangan

Berdasarkan hasil survei yang dilakukan perusahaan Microsoft bersama Frost & Sullivan dengan responden para karyawan lapangan dari berbagai negara, termasuk Indonesia, mengungkapkan fakta bahwa sebanyak 57% karyawan lapangan membutuhkan kemampuan dalam melacak dan mendokumentasikan pekerjaan mereka, dimana sebanyak 32% diantaranya menyatakan kebutuhan akan alat teknologi untuk menunjangnya.

Tanpa bantuan alat teknologi tampaknya memang mustahil bisa dilakukan, apalagi jika dilakukan secara manual, terlebih dengan jumlah karyawan lapangan yang banyak sehingga akan semakin memperbesar kesulitan manajemen perusahaan dalam mengelola karyawan lapangan untuk mendukung pengoptimalan kinerjanya.

Dibutuhkan cara cerdas sebagai solusi terbaik untuk menghadapi tantangan terbesar dalam mengelola karyawan lapangan, yakni dengan memanfaatkan teknologi pendukung karyawan lapangan yang tepat.

 

Manfaat Teknologi Pendukung Karyawan Lapangan

Dengan menggunakan teknologi pendukung karyawan lapangan, maka beberapa manfaat bisa dirasakan oleh karyawan serta perusahaan, seperti:

  • Meningkatkan Kinerja Karyawan
    Memperlancar proses koordinasi penugasan pada wilayah kerja tertentu untuk seluruh karyawan lapangan baik dalam tim maupun individu dengan progres kerja yang terpantau baik dengan data yang valid. Membuat karyawan dengan mobilitas tinggi atau karyawan lapangan menjadi lebih cekatan dan profesional serta meminimalkan kendala-kendala yang sering dialami karyawan lapangan sehingga kinerja bisa lebih meningkat.
     
  • Meningkatkan Kualitas Produk/Layanan
    Dengan teknologi yang dapat membantu karyawan lapangan menjadi lebih cekatan dan profesional dengan kinerja yang tinggi, maka hal ini akan berdampak pada peningkatan kualitas produk atau layanan dari perusahaan ke seluruh customer atau klien.
     
  • Menambah Kepuasan dan Keterlibatan Customer
    Setiap customer atau klien yang mendapatkan produk atau layanan yang baik dan berkualitas maka akan merasakan pengalaman yang memuaskan dalam hal konsumsi produk atau layanan, hingga kerjasama bisnis yang lebih menyenangkan. Dalam hal ini para customer atau klien tersebut juga dapat terlibat aktif dalam memberikan masukan secara langsung pada karyawan yang sedang berhadapan dengannya terkait produk atau layanan serta kerjasama bisnis bagi perusahaan.
     
  • Mendukung Inovasi
    Apa yang customer atau klien rasakan serta bagaimana respon yang mereka sampaikan secara langsung pada karyawan lapangan merupakan informasi penting yang bisa dijadikan dasar pengambilan kebijakan dan inovasi perusahaan untuk mempertahankan eksistensinya bahkan mengembangkan usahanya.
     
  • Meningkatkan Pendapatan Perusahaan
    Keseluruh poin manfaat teknologi pendukung karyawan lapangan yang sudah disebutkan di atas pada dasarnya akan mengarah pada satu manfaat utama dan paling mendasar, yakni meningkatkan profit atau pendapatan perusahaan.

Begitu besar manfaat penggunaan alat teknologi pendukung karyawan lapangan baik bagi karyawan itu sendiri maupun bagi perusahaan. Untuk itu diperlukan pemilihan teknologi yang tepat dan terbaik dengan beberapa kriteria atau ciri-ciri tertentu yang mengoptimalkan pemanfaatannya.

 

Ciri-ciri Teknologi Terbaik untuk Mendukung Karyawan Lapangan

Berikut beberapa kriteria atau ciri-ciri yang mutlak ada pada teknologi yang tepat dan terbaik untuk mendukung karyawan lapangan, yakni:

  • Dapat Memberikan Informasi Jadwal dan Lokasi Prospek
    Tidaklah mudah bagi manajemen perusahaan untuk mengelola karyawan lapangan agar mendukung kinerja masing-masing. hal ini dikarenakan tidak semua karyawan lapangan memiliki pengetahuan yang baik mengenai cakupan lokasi mereka. Misalnya masalah jadwal harian yang tertunda dikarenakan karyawan kesulitan dalam menemukan tempat customer atau klien. Biasanya hal ini terjadi lantaran adanya customer atau klien baru yang akan menyulitkan pencarian lokasinya bahkan bagi karyawan lama sekalipun. Bayangkan betapa meruginya perusahaan jika seharusnya dalam sehari ada 5 lokasi yang bisa ter-cover namun hanya 3 lokasi yang berhasil dikunjungi karyawan. Untuk itu, teknologi yang digunakan harus dapat memberikan informasi lokasi pada karyawan sehingga mempermudah karyawan lapangan untuk bergerak dari satu lokasi ke lokasi lainnya dengan cepat dan tepat. Selain itu, teknologi tersebut juga harus bisa mempermudah atasan dalam menjadwalkan atau setting titik-titik lokasi yang akan dikunjungi karyawan sehingga bisa lebih praktis dan efisien. Dengan demikian, atasan bisa membantu menentukan lokasi yang prospektif atau yang perlu dikunjungi karyawan dengan melakukan pembatasan lokasi yang sesuai.
     
  • Memungkinkan Pemantauan secara Realtime
    Tidak hadirnya manajemen perusahaan atau atasan dalam satu tempat dengan karyawan lapangan membuat aktivitas pemantauan kerja menjadi begitu sulit. Apakah karyawan lapangan benar-benar berada di lokasi yang tepat, atau mungkin mereka justru mengunjungi tempat lain? Apakah karyawan sungguh-sungguh menggunakan waktu kerja dengan baik, atau mungkin mereka justru berlama-lama istirahat di kafe? Karyawan lapangan yang bekerja tidak pada tempat dan waktu yang semestinya seperti ini tanpa disadari bisa merugikan perusahaan secara material dalam waktu yang panjang. Sedangkan cara lama yang dilakukan seperti atasan yang harus sering menghubungi karyawan lapangan untuk menanyakan lokasinya, nyatanya tidak dapat mengatasi masalah ini karena kejujuran karyawan adalah hal yang tidak dapat diketahui secara pasti tanpa adanya data sebagai bukti yang valid. Oleh karenanya, dibutuhkan teknologi yang mampu memberikan kemudahan bagi manajemen perusahaan atau atasan dalam memantau karyawan lapangan secara realtime. Misalnya saja dengan adanya notifikasi realtime di setiap titik lokasi yang menandai karyawan saat memasuki, berada dan meninggalkan lokasi yang telah disetting.
     
  • Dapat Mempermudah Pelacakan dan Pendokumentasian Kerja
    Seperti yang telah dijelaskan pada hasil survei di atas terkait kebutuhan karyawan lapangan akan pelacakan dan pendokumentasian kerjanya dalam bentuk alat teknologi, sebenarnya ini juga merupakan kebutuhan penting bagi manajemen perusahaan atau atasan hingga owner, karena merupakan sumber perolehan data sebagai bukti kerja lapangan yang valid untuk menentukan prosentase kehadiran kerja dan KPI (Key Performance Indicators) agar bisa memberikan kompensasi yang layak bagi karyawan, serta dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk melakukan inovasi bisnis ke depannya dan pengambilan kebijakan yang tepat. Oleh sebab itu, teknologi terbaik untuk mendukung karyawan lapangan harus dapat memberikan laporan lengkap dan detail terkait lokasi-lokasi yang telah ditentukan dan dijadwalkan dalam beberapa hari terakhir.

Kabar baiknya, keseluruh ciri-ciri teknologi terbaik untuk mendukung karyawan lapangan tersebut, kini telah ada di Fingerspot.iO lewat fitur terbarunya yakni fitur Geofences Monitoring atau Pembatasan Lokasi.

 

Geofencing Fingerspot.iO, Teknologi Terbaik Pedukung Karyawan Lapangan

Fingerspot.iO kini memiliki fitur terbaru yang mampu mendukung pengelolaan karyawan lapangan untuk mendukung kinerjanya, yakni fitur Geofences Monitoring atau Pembatasan Lokasi. Dengan fitur ini memungkinkan untuk menandai sebuah area secara virtual dengan GPS guna membatasi wilayah. Fitur ini memudahkan dalam mengotomatiskan pencatatan waktu masuk hingga keluar aktivitas kerja karyawan. Sangat ideal untuk semua karyawan lapangan seperti sales kanvasing, satpam keliling, kurir pengantar barang, driver dengan trayek tetap dan teratur, pekerja proyek, jasa cleaning service panggilan, debt collector, staf promosi on-site dan sebagainya.

 

Kemudahan Pantau Pembatasan Wilayah GPS App FiO

  1. Persetujuan Akses Geofences App FiO
    Minta karyawan yang diizinkan menggunakan fitur Geofences/Pembatasan Wilayah untuk menyetujui izin akses Geofences di App FiO pada ponselnya.
     
  2. Karyawan Otomatis Mendapatkan Jadwal yang Sebelumnya Disetting dari Web Fingerspot.iO
    Karyawan buka menu Geofences/Pembatasan Wilayah di App FiO pada ponselnya, akan ada titik-titik lokasi yang akan dikunjungi karyawan. Tersedia Swipe untuk mulai dan hentikan pencatatan perjalanan.
     
  3. Terdapat 3 Notifikasi di Setiap Titik Lokasi
    Karyawan akan mendapatkan notifikasi di ponsel dengan status Memasuki Area, Berada di Area, Keluar dari Area.
     
  4. Lacak Waktu dan Kehadiran Karyawan secara Realtime
    Owner dan pimpinan atau atasan dapat melihat data perjalanan karyawan hingga 3 hari terakhir di App FiO, dan 60 hari terakhir dari web Fingerspot.iO.

    Adapun Riwayat Geofences di App FiO memiliki indikator warna:
    Hijau    : mencatat lokasi ketika karyawan memasuki area kunjungan
    Biru     : mencatat lokasi ketika karyawan berada di area kunjungan
    Merah : mencaat lokasi ketika karyawan keluar dari area kunjungan

    Pada Laporan Geofences di web Fingerspot.iO tersedia lengkap lokasi-lokasi yang dijadwal dan bisa difilter untuk melihat detail informasi dalam bentuk peta.

 

Bagaimana Caranya untuk Dapat Memanfaatkan Fitur Geofences atau Pembatasan Lokasi Ini?

Caranya sangat mudah, cukup dengan aktifkan layanan Fingerspot.iO mulai dari Plan 2 dengan memilih AddOn Pantau Pembatasan Wilayah GPS App FiO. Anda bisa menambah pembatasan wilayah bagi karyawan tertentu hingga 10 titik lokasi perharinya.

Fingerspot, 13 May 2022 | Posted in TAG 1, TAG 2