4 Cara Mudah Memilih Mesin Absensi Sidik Jari

4 Cara Mudah Memilih Mesin Absensi Sidik Jari

Anda ingin membeli mesin absensi sidik jari untuk kantor Anda? Tapi bingung mau membeli yang mana ? wajar saja sih, semua penjual pasti mengatakan produknya paling bagus. Oleh karena itu, 4 cara mudah memilih absensi sidik jari berikut ini akan membantu Anda untuk memilih yang terbaik untuk kantor Anda. Anda bisa menggunakan panduan ini untuk memilih produk kami atau produk merk lainnya. 

1.    Kenali kebutuhan kantor Anda

Ya…. Jangan beli alat yang tidak sesuai kebutuhan Anda. Itu namanya buang duit. Boleh saja…kalau Anda memang lagi pusing untuk menghabiskan uang Anda smiley. Nah, beberapa pertanyaan berikut ini akan membantu Anda menyesuaikan kebutuhan Anda dengan mesin yang akan dibeli.  

a.    Berapa banyak jumlah karyawan Anda ?

Hal ini sangat penting, karena jangan sampai Anda membeli mesin yang tidak bisa menampung data karyawan Anda. Di dalam hal menyimpan data, mesin absensi sidik jari saat ini dibagi 3 jenis :

-    Disimpan dalam memori mesin 
-    Disimpan dalam kartu (smartcard)
-    Disimpan dalam computer (PC-based)

Jenis yang paling popular adalah yang disimpan di memori mesin (standalone type). Mesin tipe ini bisa beroperasi hanya dengan adaptor saja, tanpa membutuhkan PC (Komputer) dalam operasionalnya. 
Rentang kapasitas tipe standalone adalah dari 500 karyawan sampai 50.000 karyawan. Jika karyawan Anda hanya 50 sampai 100 orang, Anda tidak perlu membeli mesin dengan kapasitas 30.000 karyawan. 

b.    Hanya untuk memantau kehadiran karyawan Anda atau lebih ? 

Patut diketahui, bahwa mesin absensi sidik jari hanya mencatat data kehadiran karyawan Anda tanpa ada perhitungannya. Sehingga Anda tidak akan tahu jumlah bolos dan keterlambata karyawan Anda. 

Memang ada sebagian mesin yang dilengkapi fitur SSR (self service reader) yang mampu mengelurkan laporan dari dalam mesin. Jika hal tersebut cukup bagi Anda, maka tidak ada masalah. Anda bisa membeli mesin tipe ini. 

Tapi jika kebutuhan Anda sampai menghitung jatah cuti karyawan Anda maupun memonitoring status karyawan baik yang tetap maupun yang kontrak, maka Anda harus memilih mesin absensi sidik jari yang dilengkapi aplikasi absensi profesional. 

c.    Berapa jumlah kantor cabang Anda ?

Jumlah kantor cabang menentukan bagaimana Anda mendistribusikan data kehadiran karyawan Anda. Apakah cukup dikelola secara lokal per cabang atau dijadikan terpusat. 

Jenis komunikasi mesin (koneksi mesin) akan penting di sini. Mesin dengan koneksi USB kabel hanya bisa transfer data dekat dengan komputer. Mesin dengan koneksi USB Flashdisk bisa lebih fleksibel karena file yang diunduh di flashdisk bisa Anda kirim kemanapun. Koneksi TCP/IP atau jaringan lebih baik lagi karena Anda bisa transfer data melalui jaringan kantor Anda maupun lewat internet dengan menggunakan teknologi cloud. 

d.    Kapan dan dimana Anda bisa memantau karyawan Anda ?

Ada tipe HRD yang hanya memantau laporan kehadiran karyawannya 1 bulan sekali pada saat akan gajian. Namun sebaliknya ada yang ingin memantau karyawan kapan saja di mana saja. Untuk itu dibutuhkan teknologi cloud (absensi online) yang bisa Anda akses kapan saja, dimana saja. Bisa menggunakan laptop maupun smartphone Anda. 

e.    Seberapa jauh Anda memiliki infrastruktur dan SDM untuk mengelola sistem ini ?

Menggunakan absensi sidik jari sebenarnya merupakan pilihan yang cerdas daripada menggunakan absensi manual. Karena biasanya sudah dilengkapi dengan aplikasi absensi yang mampu menghitung secara otomatis sampai menjadi slip gaji. 

Tapi jika Anda mempunyai cabang yang banyak dalam area yang luas, maka Anda akan tetap membutuhkan infrastruktur dan SDM yang memadai. Minimal Anda harus tempatkan satu orang di setiap cabang Anda.  

f.    Apakah di tempat Anda sering mati listrik ? 
Mati listrik masih sering terjadi di Indonesia, terutama di kota-kota kecil. Oleh karena perlu mesin absensi yang dilengkapi baterai cadangan. 

2.    Sesuaikan dengan anggaran kantor Anda

Harga mesin absensi sidik jari bermacam-macam, dari harga di bawah 1 juta sampai 10 jutaan. Anda harus menimbang kebutuhan Anda dan dana yang dianggarkan. 

3.    Pastikan kualitas produk

Menilai kualitas produk ini susah. Kita tidak mungkin melakukan pengetesan pada masing-masing merk. Tipsnya adalah : pilih mesin absensi dari merk yang terpercaya dan lokasi kantor serta service center yang jelas. 

4.    Layanan purna jual

Carilah vendor penjual mesin absensi sidik jari yang memberikan layanan purna jual yang baik. Mudah dihubungi baik secara offline maupun online. Ingat, jika mesin absensi anda lagi trouble, maka karyawan Anda tidak bisa scan, harus segera ditangani. Lihat juga garansi alat maupun kelengkapan penggunaan mesin, baik itu manual maupun kesediaan training langsung. 

Mesin absensi sidik jari tidak sama dengan televisi atau handphone yang tidak perlu diajari. Banyak sekali orang yang akhirnya tidak bisa memaksimalkan fungsi absensi sidik jari hanya karena tidak paham cara menggunakannya. 

Share:

Related News: